Organizacja pracy zespołu

Okazuje się, że zarządzanie listą zadań ciągle nie jest umiejętnością oczywistą i powszechną. Bardzo często prowadząc sesje coachingowe lub doradcze dla menedżerów, zaczynam od krótkiego przeglądu celów biznesowych i metod organizacji pracy. Niestety, zwykle jest dużo do poprawy. Nie chodzi o to, że mam tendencję do narzucania mojego stylu zarządzania czasem, ale, po prostu, menedżerowie często działają w sposób, który jest „dziurawy” – bo powoduje zapominanie niektórych zadań lub niejasność odpowiedzialności przy delegowaniu.

Krótko mówiąc: właściwa organizacja pracy jest WARUNKIEM KONIECZNYM dla sprawności zespołu oraz zbudowania autorytetu menedżera. Szef, który sam nie dotrzymuje terminów realizacji zadań lub deleguje je w ostatniej chwili, wywierając presję, nie jest wiarygodny; i nie może oczekiwać terminowości pracy podwładnych. Dopiero po spełnieniu tego warunku koniecznego możemy rozwijać pozostałe elementy zarządzania i przywództwa.

Istnieje wiele metod i systemów organizacji pracy własnej i zespołu. Dobór właściwej metody zależy od rodzaju zespołu: stacjonarny czy rozproszony, jednorodny czy komplementarny, mono- czy wielo-kulturowy i od kilku innych czynników. W swojej pracy staram się doradzić metodę adekwatną do sytuacji. Istnieją jednak 3 kardynalne zasady, które, moim zdaniem, powinny zawsze obowiązywać:

1. Każdy członek zespołu (łącznie z szefem) ma jedną listę zadań, w której są one zapisywane, niezależnie od ich źródeł.
2. Istnieje jawna, dostępna dla wszystkich, lista zadań zespołu, na której znajdują się te zadania, które wymagają współdziałania (np. w projekcie, gdy wyniki zadania są przekazywane do wykonawcy kolejnego zadania w sekwencji); w szczególności może to być wspólna tablica typu kanban lub wzajemne udostępnianie własnych list zadań z ich statusami.
3. Zespół ma jasność, jakie są wspólne cele i zasady nadawania priorytetów zadaniom; generalnie sposób nadawania atrybutów zadaniom (dotyczących priorytetów, kategorii, odpowiedzialności) jest uzgodniony i jednoznaczny.

W konkretnych zespołach będzie oczywiście wiele innych zasad organizacji pracy zespołu, które sprawią, że pewne zadania będą niejako realizowane „automatycznie” w ramach zdefiniowanych procesów, a na zebraniach zespołu będą omawiane tylko trudniejsze zadania. Pozwoli to skupić się na tym, co najważniejsze i wymagające kreatywnej współpracy.