Dla wirtualnego zespołu istotne jest budowanie zaufania pomiędzy jego
członkami, a także pomiędzy kierownikiem a zespołem. Zaufanie prowadzi do
otwartej i swobodnej atmosfery, w której pomysły mogą być dyskutowane bez obawy
zignorowania ich przez pozostałych członków zespołu, co zachęca do wyrażania
różnorodnych opinii i rozwijania kreatywności.
Podstawą budowania atmosfery zaufania jest poprawna
komunikacja. Aby lepiej zrozumieć indywidualne i kulturowe cechy członków
grupy, co jest konieczne do zbudowania zaufanych relacji, zespół musi spędzić
znaczącą ilość czasu na komunikowaniu się ze sobą. Istotne znaczenie mają też
wspólne doświadczenia, które prowadzą do systematycznego rozwoju zaufania.
Oto kilka sprawdzonych praktyk dobrego funkcjonowania w wirtualnym
zespole w obszarze budowania zaufania.
Praktyka # 1: Bądź szczery.
Nie prowadź jakiejś własnej, ukrytej polityki wobec zespołu, niezależnie
od tego, czy jesteś członkiem, czy kierownikiem wirtualnego zespołu. Jest to
chyba najważniejszy parametr, która wpływa na zaufanie.
Osoby, które wykazują otwartość na temat swoich działań, intencji i
wizji spostrzegają, że współpracownicy reagują pozytywnie na szczerość i
wyjaśnienia.
Praktyka # 2: Od samego początku wsłuchuj się w głos
zespołu.
Początkowe działania lidera muszą zidentyfikować ten głos, ustalić
normy i oczekiwania wobec interakcji zespołu. Dokładnie przeglądaj całą
korespondencję i sprawdzaj jej ogólny ton. Pierwsze spotkanie, czy email
stwarza precedens dla przyszłych interakcji i przyczynia się mocno do budowania
zaufania. Rozważ, jakie kwestie, wyrażenia i słowa warto używać.
Czy Twoja wiadomość zawiera szacunek dla wszystkich członków zespołu? A
może dyskredytujesz możliwości innych na początku … Na ile Twój język jest uniwersalny
dla wszystkich kultur i miejsc? Na ile sformułowania pokazują zaufanie do
zespołu i oczekiwania współpracy?
Okazją dla członków zespołu do wzajemnego zapoznania się i do budowania
zaufania jest czas przed rozpoczęciem projektu. Warto zainwestować (czas,
pieniądze) w jakieś wstępne działania, które pozwolą członkom zespołu do
dzielenia się informacjami o sobie. Może to być krótkie przestawianie swojej
historii, co lubię?, a czego nie lubię? - na pierwszym, wstępnym wirtualnym
spotkaniu zespołu.
Praktyka # 3: Komunikuj się otwarcie i często.
W przypadku pracy wirtualnej brak wiadomości interpretowany jest, jako
„złe wiadomości”. Dlatego komunikujemy się otwarcie i często. Częsty kontakt
może pomóc złagodzić lęki, które towarzyszą pracy zdalnej. Forma komunikacji -
od tygodniowego e-mail z podsumowaniem stanu projektu do kwartalnego spotkania
„twarzą w twarz”.
Praktyka #4: Zgodność słów i czynów.
Zgodność słów i czynów jest podstawą działania w budowaniu zaufania.
Czy to, co mówisz, piszesz i robisz to jedność? Czy Twoje działania są
widoczne?
Wypełnione zobowiązania zwiększają zaufanie. Członkowie zespołu szybko
zauważają nieszczerość retoryki czy niespełnione zobowiązania.
Praktyka # 5: Bądź dostępny.
Może to być trudne w przypadku pracy w wielu strefach czasowych. Jednak
szukaj sposobu, aby regularnie być dostępnym dla członków zespołu. Rozwiązaniem
może być obrotowy harmonogram dla dwustronnych rozmów (raz dogodnie dla Ciebie,
innym razem dogodnie dla drugiej strony). Podobnie, ustawienie stałego, terminu
wirtualnego spotkania za pośrednictwem telekonferencji zapewnia członkom
zespołu okazję do zdania pytania lub przestawienia problemu bez znaczącego
przedłużenia okresu oczekiwania.
Musisz być dostępny adekwatnie do sytuacji i problemu. Na email, czy
wiadomość pozostawioną na skrzynce głosowej należy odpowiedzieć w ciągu 24h,
chyba, że jest to bariera/problem dla drugiej strony – reaguj szybciej. Zresztą
tzw. „czas reakcji” powinien być przedmiotem wspólnych ustaleń, które trzeba
honorować i przestrzegać.
Praktyka # 6: Znajdź czas na kontakty towarzyskie
członków zespołu.
Zaufanie w zespole budowane jest również na nieformalnej
interakcji pomiędzy jego członkami. Proste, nieformalne pytania – na początku,
czy końcu telekonferencji - o samopoczucie, rodzinę, czy wydarzenia (lepiej
sportowe niż polityczne) w miejscu/kraju przebywania pracownika wzmacniają
relacje i zaufanie.
Bardzo dziękuje za wpis! To temat, który bezpośrednio dotyczy mojej firmy, a szkolenia dla biznesu niewiele mówią o tego typu sytuacjach, gdzie firma funkcjonuje na odległość. Na pewno skorzystam.
OdpowiedzUsuńDziękuję za komentarz. Cieszę się, że mój wpis był przydatny.
UsuńPraca zdalna ma mnóstwo zalet, ale faktycznie ważne jest aby trzymać się pewnych zasad. Bardzo wartościowy wpis i myślę, że warto się zastanowić czy na pewno wszystko funkcjonuje tak jak należy. Wydaje mi się, że w mojej firmie tak jest. Eksperci Marketingu bardzo się rozwijają mimo właśnie opierania się na pracy zdalnej. Wręcz można by rzec, że praca jest bardziej wydajna, dzięki oszczędności czasu na dojazdy itp. :-)
OdpowiedzUsuńSerdecznie pozdrawiam i dodaję blog do obserwowanych. :-)
Pracą zdalną zachowuję się juz dwa lata i wiem, jakie to często bywa ciężkie zajęcie, a szczególnie, gdy trzeba wydzielić czas na pracę po pracy. Obecnie pracuję na dwóch etatach i to naprawdę trudne. Kiedy jest się przytłoczonym nie dość, że swoją pracą w realu to jeszcze trzeba się zmusić, aby pracować jeszcze zdalnie. Fakt, wybrałam taki los dla siebie i nie mogę narzekać, ale czasem to naprawdę trudne, aby tego nie robić. Wymaga to od nas sumienności, pracowitości oraz konsekwencji, bo bez tego nie ma szans, aby dobrze zarabiam. Poza tym terminowość też jest ważna, o której wielu zapomina. Organizuję szkolenia menedżerskie w formie webinaru, więc coś na ten temat wiem ;) Pozdrawiam serdecznie! Uważam, że praca zdalna nie jest dla każdego, ale warto zrobić listę plusów i minusów, żeby mieć świadomość tego, czy to jest dobre zajęcie dla nas czy może warto spróbować czegoś innego ;)
OdpowiedzUsuńNaprawdę świetnie napisane. Pozdrawiam.
OdpowiedzUsuńPraca na budowie Bielany Wrocławskie? STRABAG – i możesz cieszyć się spersonalizowaną ścieżką kariery. Do tego systematycznie wysyłają na szkolenia. Ja i mój kumpel jesteśmy zachwyceni, tym bardziej, że robimy przy tej samej realizacji.
OdpowiedzUsuń