Budowanie zaufania na odległość

Dla wirtualnego zespołu istotne jest budowanie zaufania pomiędzy jego członkami, a także pomiędzy kierownikiem a zespołem. Zaufanie prowadzi do otwartej i swobodnej atmosfery, w której pomysły mogą być dyskutowane bez obawy zignorowania ich przez pozostałych członków zespołu, co zachęca do wyrażania różnorodnych opinii i rozwijania kreatywności.

Podstawą budowania atmosfery zaufania jest poprawna komunikacja. Aby lepiej zrozumieć indywidualne i kulturowe cechy członków grupy, co jest konieczne do zbudowania zaufanych relacji, zespół musi spędzić znaczącą ilość czasu na komunikowaniu się ze sobą. Istotne znaczenie mają też wspólne doświadczenia, które prowadzą do systematycznego rozwoju zaufania.

Oto kilka sprawdzonych praktyk dobrego funkcjonowania w wirtualnym zespole w obszarze budowania zaufania.

Praktyka # 1: Bądź szczery.

Nie prowadź jakiejś własnej, ukrytej polityki wobec zespołu, niezależnie od tego, czy jesteś członkiem, czy kierownikiem wirtualnego zespołu. Jest to chyba najważniejszy parametr, która wpływa na zaufanie.

Osoby, które wykazują otwartość na temat swoich działań, intencji i wizji spostrzegają, że współpracownicy reagują pozytywnie na szczerość i wyjaśnienia.

Praktyka # 2: Od samego początku wsłuchuj się w głos zespołu.

Początkowe działania lidera muszą zidentyfikować ten głos, ustalić normy i oczekiwania wobec interakcji zespołu. Dokładnie przeglądaj całą korespondencję i sprawdzaj jej ogólny ton. Pierwsze spotkanie, czy email stwarza precedens dla przyszłych interakcji i przyczynia się mocno do budowania zaufania. Rozważ, jakie kwestie, wyrażenia i słowa warto używać.

Czy Twoja wiadomość zawiera szacunek dla wszystkich członków zespołu? A może dyskredytujesz możliwości innych na początku … Na ile Twój język jest uniwersalny dla wszystkich kultur i miejsc? Na ile sformułowania pokazują zaufanie do zespołu i oczekiwania współpracy?

Okazją dla członków zespołu do wzajemnego zapoznania się i do budowania zaufania jest czas przed rozpoczęciem projektu. Warto zainwestować (czas, pieniądze) w jakieś wstępne działania, które pozwolą członkom zespołu do dzielenia się informacjami o sobie. Może to być krótkie przestawianie swojej historii, co lubię?, a czego nie lubię? - na pierwszym, wstępnym wirtualnym spotkaniu zespołu.

Praktyka # 3: Komunikuj się otwarcie i często.

W przypadku pracy wirtualnej brak wiadomości interpretowany jest, jako „złe wiadomości”. Dlatego komunikujemy się otwarcie i często. Częsty kontakt może pomóc złagodzić lęki, które towarzyszą pracy zdalnej. Forma komunikacji - od tygodniowego e-mail z podsumowaniem stanu projektu do kwartalnego spotkania „twarzą w twarz”.

Praktyka #4: Zgodność słów i czynów.

Zgodność słów i czynów jest podstawą działania w budowaniu zaufania. Czy to, co mówisz, piszesz i robisz to jedność? Czy Twoje działania są widoczne?

Wypełnione zobowiązania zwiększają zaufanie. Członkowie zespołu szybko zauważają nieszczerość retoryki czy niespełnione zobowiązania.

Praktyka # 5: Bądź dostępny.

Może to być trudne w przypadku pracy w wielu strefach czasowych. Jednak szukaj sposobu, aby regularnie być dostępnym dla członków zespołu. Rozwiązaniem może być obrotowy harmonogram dla dwustronnych rozmów (raz dogodnie dla Ciebie, innym razem dogodnie dla drugiej strony). Podobnie, ustawienie stałego, terminu wirtualnego spotkania za pośrednictwem telekonferencji zapewnia członkom zespołu okazję do zdania pytania lub przestawienia problemu bez znaczącego przedłużenia okresu oczekiwania.

Musisz być dostępny adekwatnie do sytuacji i problemu. Na email, czy wiadomość pozostawioną na skrzynce głosowej należy odpowiedzieć w ciągu 24h, chyba, że jest to bariera/problem dla drugiej strony – reaguj szybciej. Zresztą tzw. „czas reakcji” powinien być przedmiotem wspólnych ustaleń, które trzeba honorować i przestrzegać.

Praktyka # 6: Znajdź czas na kontakty towarzyskie członków zespołu.

Zaufanie w zespole budowane jest również na nieformalnej interakcji pomiędzy jego członkami. Proste, nieformalne pytania – na początku, czy końcu telekonferencji - o samopoczucie, rodzinę, czy wydarzenia (lepiej sportowe niż polityczne) w miejscu/kraju przebywania pracownika wzmacniają relacje i zaufanie.