Ci, którzy pracują w „open space”, często nie doceniają
korzyści, jakie daje możliwość natychmiastowego i bezpośredniego przekazania
informacji oraz wyczucia „atmosfery” pracy.
W rozproszonych zespołach komunikacja jest wyzwaniem.
Organizacja systematycznych spotkań, mimo dostępnych zaawansowanych środków
technicznych (np. internetowych narzędzi telekonferencyjnych), bywa
logistycznie trudna, choćby ze względy na różnice czasowe. Oddalone
zespoły muszą zmierzyć się z potencjalnymi problemami dotyczącymi poczucia izolacji.
Ja osobiście zawsze czuję dyskomfort, gdy muszę o poważnej sprawie
porozmawiać przez telefon lub skype’a zamiast bezpośrednio, ale musiałem się
tego nauczyć. Uczestniczę w wielu przedsięwzięciach, których interesariusze są
rozproszeni, również kilku moich najbliższych współpracowników w spółce BPD
pracuje w oddaleniu. Poniżej kilka zebranych rekomendacji, które sprawdziliśmy
z kolegami.
W każdej sytuacji pamiętaj o celu zespołu:
Jasny i wspólny cel ma zasadnicze
znaczenie dla wszystkich zespołów, ale jeszcze bardziej dla geograficznie
rozproszonych członków, którzy muszą podejmować decyzje w momentach bez łatwego
dostępu do innych współpracowników. Warto np. w stopce maili kierowanych do
członków wirtualnego zespołu umieścić na stałe treść misji i cel projektu.
Dbaj o sprzężenie zwrotne w komunikacji:
Nawet najlepszej jakości środki
techniczne (głos i obraz) nie zapewniają tak dobrych warunków skutecznej
komunikacji jak spotkanie bezpośrednie.
Dodatkowo, język może być barierą pełnego uczestnictwa. Rekomenduję, aby często
w wirtualnych zebraniach stosować parafrazy, podsumowania i pytania kontrolne,
aby upewnić się, że wszyscy „są na bieżąco”. Zachęcaj wszystkich do wypowiedzi.
Starajcie się mówić wyraźnie i bez wyszukanego słownictwa. Wyłączenie się z
rozmowy niektórych uczestników może być niezauważalne, a skutki poważne.
Ustal „protokoły komunikacyjne”:
Chodzi po prostu o to, w jakich
sytuacjach i w jaki sposób posługujecie się odpowiednio: telefonem, mailem,
komunikatorami, telekonferencjami itd. Każdy z tych środków technicznych ma
swoją specyfikę, a poza tym możecie wewnętrznie ustalić pewne dodatkowe reguły.
Dodatkowo, bardzo zachęcam do używania wspólnej
„wirtualnej białej tablicy”. Jest to wspólny plik lub folder dostępny dla
wszystkich członków zespołu (przechowywany na serwerze firmowym lub w prywatnej
„chmurze”). Wiele systemów pozwala na równoczesną pracę wszystkich uczestników
wirtualnego spotkania na jednym wspólnym polu będącym odzwierciedleniem
fizycznej tablicy w sali konferencyjnej. Każdy z uczestników może na nim pisać,
zakreślać, dodawać swoje uwagi z jednoczesną pełną interakcją
audio/video/tekst.
Ożywia to spotkanie, pozwala bardziej
wciągnąć się w dyskusję.
Inną z dostępnych, a potrzebnych funkcjonalności jest
wspólna, jednoczesna pracę na jednym dokumencie (MS Word, MS OneNote, MS Excel,
Trello).
Zachęcaj do
częstych kontaktów „1 na 1”:
Szef zespołu nie powinien być „wąskim gardłem” w komunikacji. W
zespole wirtualnym brak informacji może oznaczać symbolicznie „złe informacje”.
Zaplanuj formalne punkty kontrolne w celu zapewnienia regularnego kontaktu między
członkami zespołu. Użyj kontaktów “1 na 1” z członkami zespołu, aby docenić
dobrą wydajność, przekazać informację zwrotną oraz podzielić się
spostrzeżeniami i dobrymi praktykami.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz