Pytają mnie menedżerowie podczas szkoleń i sesji coachingowych, jak skutecznie egzekwować wykonanie zadań przez pracowników. Jakimi sankcjami, oprócz tych formalnych wynikających z kodeksu pracy, mogą się posługiwać? O ile pytający czują się kompetentni w dziedzinach organizacji pracy oraz motywowania, to odczuwają brak narzędzi dyscyplinujących - takich, które będą zarówno motywujące jak i nie grożące posądzeniem o praktyki mobbingowe. "Zgoda - mówią - co do tego, że szef powinien być empatyczny i dbać o motywujące zaspokajanie potrzeb pracowników, ale mamy prawo oczekiwać wzajemności, czyli zrozumienia odpowiedzialności menedżera za realizację celów całego zespołu".
Tymczasem źródłem większości problemów ze skutecznym egzekwowaniem jest nie brak sankcji, ale błędy popełniane na samym początku: podczas delegowania pracy. Czego zatem najczęściej brakuje w rozmowie delegującej?
- Jasnego uzgodnienia terminu i mierzalnych kryteriów odbioru pracy;
- Wyjaśnienia znaczenia zadania dla zespołu i firmy;
- Ustalenia zasad monitorowania i wsparcia ze strony przełożonego;
- Sprawdzenia przez menedżera kompetencji i dyspozycyjności pracownika koniecznych do wykonania zadania;
- Uzgodnienia skutków i konsekwencji nie wykonania zadania.
Jeżeli szef nie zadba o powyższe elementy, to moment rozliczenia pracy stwarza ogromne problemy; dochodzi bowiem do nieporozumienia co do wzajemnych oczekiwań. W przypadku porażki trudno będzie ustalić, gdzie leży odpowiedzialność: po stronie "olewającego" pracownika czy niekonkretnego szefa?
I jeszcze jedno: jako szefowie musimy konsekwentnie rozliczać wszystkich podwładnych ze wszystkich obowiązków (z listą zadań i kalendarzem w ręku). Jeżeli pofolgujemy nawet w drobnych, nieistotnych sprawach, to może to wpływać demoralizująco na inne sprawy i innych ludzi.
A jak już o to wszystko zadbamy (co nie jest wcale proste), to mamy do dyspozycji kolejno: konstruktywną krytykę, ostrzeżenie, naganę, naganę z wpisaniem do akt oraz wypowiedzenie umowy. Oprócz tego możemy zastosować konsekwencje finansowe wynikające z prawidłowo skonstruowanego systemu wynagrodzeń. Nie spieszmy się w eskalacji, nie podcinajmy za wcześnie skrzydeł, dajmy szansę. Chyba, że spotykamy się ze świadomym naruszeniem norm lub przepisów.
Pierwsze narzędzie (konstruktywna krytyka) nie jest oczywiście żadną sankcją, tylko metodą menedżerskiej informacji zwrotnej, która koncentruje się na wsparciu pracownika w doskonaleniu jego sposobów pracy.
